Një kompani private do të implementojë një sistemin informatik për administrimin dhe automatizimin e punëve dhe proceseve në Ministrinë e Energjisë dhe Industrisë. Ministri Damian Gjiknuri ka hapur tenderin me vlerë 224 milionë lekë, duke i dhënë “punët e shtëpisë” një kompanie private. Me këtë fond, kompania do të trajnojë edhe stafin, ndërsa “justifikimi” i kësaj ministrie për këtë tender është se ka si mision hartimin dhe zbatimin e politikave që synojnë garantimin e furnizimit me energji të vendit, shfrytëzimin e burimeve energjetike dhe minerale në funksion të zhvillimit të qëndrueshëm ekonomik dhe dobishmërisë publike, nxitjen e zhvillimit industrial me standarde sa më miqësore për mjedisin.
Aktualisht MEI shërbimet e veta i ofron si me anë të kërkesave shkresore ashtu edhe me paraqitjen individuale të personave fizikë apo biznese pranë saj për të marrë informacion ose për të marrë shërbimet përkatëse. Fusha e veprimtarisë dhe baza ligjore rregulluese e Ministrisë së Energjisë dhe Industrisë është shumë e gjerë. Kjo sjell vonesë të marrjes së informacionit si për qytetarët e interesuar ashtu edhe për kategorinë e bizneseve/investitorëve mungesë eficence të punonjësve të administratës për arsye të fluksit edhe të pamundësisë për të dhënë informacionin e kërkuar në kohën e përcaktuar në legjislacionin për informimin e publikut (përjashto rastet konfidenciale). Sipas ministrisë, situata aktuale që të gjitha këto shërbime ofrohen duke u paraqitur personat e interesuar pranë Ministrisë së Energjisë dhe Industrisë ose duke shkarkuar materialet elektronike nga website i Ministrisë. Por në të dyja këto raste dokumentacion ngelet në hard-copy, pasi ashtu kërkohet edhe ruhet nga strukturat e MEI-t ose në dokumente të skanuara dhe tabela excel-i.
Situata aktuale në këtë sektor monitorohet dhe menaxhohet vetëm nëpërmjet “databazave” të tipit skedarë Excel-i dhe Word-i edhe ndonjëherë ndonjë databazë e vogël Access-i. Ky zhvillim “spontan” dhe ruajtja e këtyre të dhënave ka qenë e tillë në 5-vjeçarin e fundit pasi më parë kanë qenë të ruajtura vetëm në kopje fizike. Politikat kombëtare/lokale dhe strategjitë dhe/ose të dhënat ekonomike për sektorin apo zonën institucionale: të gjitha këto janë ruajtur në file të thjeshtë Excel-i, Word-i, dokumente të skanuara dhe të plotësuara me shkrim dore sipas rastit. Të gjitha shënimet apo ankesat merren me shkrim direkt apo me protokoll dhe përgjigjet dërgohen po me shkresë. Përgjegjësitë dhe mandati i institucioneve; Përgjegjëse janë të gjitha drejtoritë e MEI (përfshirë institucione varësie si AKBN, si dhe ndonjë institucion të interesuar në këtë proces). Kapaciteti i burimeve njerëzore dhe kufizimet; nuk ka një person për marrëdhëniet me publikun, prandaj ketë funksion e kryen aktualisht një punonjës tjetër, i cili ka edhe detyra të tjera. Zhvillimi i infrastrukturës; aktualisht është dixhitalizuar regjistri i koncesioneve për hidrocentralet.
Sistemet informative dhe flukset; sistemi informativ duhet të jetë lehtësisht i përdorshëm për personat që do të importojnë dhe shtojnë të dhënat aty dhe monitorimi, raportimi dhe ndjekja e këtyre ankesave\kërkesave duhet të jetë shumë preçize dhe e detajuar, fluksi do të jetë relativ në varësi të kërkesave\ankesave të reja vjetore që do të shtohen dhe ato ekzistuese që do të monitorohen në mënyrë që të shikohet a është dhënë zgjidhje kërkesës apo ankesës përkatëse dhe koha në të cilën i është dhënë përgjigje. Objektivi i përgjithshëm i ministrisë është krijimi i një sistemi informatik të integruar për administrimin e çështjeve dhe proceseve administrative në fushën e përgjegjësisë së Ministrisë së Energjisë dhe Industrisë, në përputhje me procedurat ligjore, nëpërmjet menaxhimit të çështjeve dhe proceseve të miratimit me anë të workflow automatik.
Nëpërmjet këtij sistemi informatik MEI kërkon:
1. Të rrisë transparencën me palët e interesuara;
2. Të krijojë një arkivë elektronike për të gjithë dokumentet dhe aplikimet që ka për lejet minerare dhe lejet e lidhura me to;
3. Të rrisë Know-How të Ministrisë të Energjisë dhe Industrisë duke krijuar një bazë njohurish (knowledge base) me problematikat e zgjidhura, të cilat shërbejnë si referencë për zgjidhjen më të shpejtë të rasteve analoge në të ardhmen;
4. Të rrisë performancën dhe cilësinë e punës së stafit të MEI;
5. Të rrisë bashkëpunimin e stafit të MEI me anë të mjeteve bashkëkohore të ndarjes së skedarëve, komenteve etj.
6. Të sigurojë një ndarje më optimale të punëve midis specialistëve.
7. Të lehtësojë procesin e investimit në këtë sektor strategjik për Shqipërinë.
8. Të reduktojë përdorimin e letrës duke ulur shpenzimet e blerjes së letrës, bojës së printerave dhe arkivimit fizik.
Qëllimi i këtij sistemi informatik është krijimi i një databaze/regjistri për të administruar dhe automatizuar të gjitha shërbimet dhe proceset që kryen dhe ofron MEI.
Rezultatet që duhet të arrihen nga kontraktori është zhvillimi i sistemit ekzistues të regjistrit elektronik për koncesionet në burimet e energjisë hidrike duke realizuar gjithashtu edhe konfigurimet përkatëse dhe integrimin me sisteme të tjera për të kryer tërësinë e funksionaliteteve të kërkuara:
• Të implementojë proceset për menaxhimin e tipologjive të çështjeve.
– Procese për menaxhimin e marrëdhënieve dhe shërbimeve ndaj publikut sipas detajeve të nxjerra në fazën e mikroanalizës.
– Proceset e miratimeve të lejeve minerare (Drejtoria e Minierave);
– Regjistri elektronik i lejeve minerare (Drejtoria e Minierave);
– Proceset e miratimeve të licencave profesionale për veprimtaritë minerare;
– Regjistri elektronik i licencave profesionale për veprimtaritë minerare;
– Proceset e miratimeve të Lejeve Zhvillimore Komplekse në përputhje me Ligjin për Planifikimin e Territorit, nga ana e Komisionit të ngritur për këtë qëllim, përpara kalimit për miratim përfundimtar në KKT (Këshillin Kombëtar të Territorit).
– Aplikimet për autorizim nga ministri si organ i miratuar për vlerësim konformiteti (Drejtoria e Industrisë & Standardeve Teknike);
– Procesi për miratimin e lejes për çertifikim për drejtuesit teknikë;
– Regjistri elektronik i organeve të miratuara palë të treta;
– Proceset e vlerësimit, shqyrtimit dhe trajtimit të ankesave dhe kërkesave të publikut dhe subjekteve.
– Të gjitha proceset sipas bazës ligjore paraqitur në pikën 4.1
• Të identifikojë rolet e përdoruesve në secilin proces.
• Të identifikojë privilegjet e përdoruesve për tranzitimin e statusit të një çështjeje në varësi të rolit të përdoruesit në atë tipologji procesi.
• Të krijojë pamje të veçanta të çështjeve sipas filtrave komplekse duke u bazuar te kriteret pëzgjedhëse që kualifikojnë një çështje për ta shqyrtuar një rol të caktuar në proces.
• Të krijojë një arkivë dixhitale ku dokumentet e ngarkuara gjenden lehtësisht nga pamja e detajeve të çështjes.
• Të publikojë në portalin e-albania shërbimet me qëllim që të interesuarve t’u jepet mundësia për të aplikuar online.
• Të realizojë raportet dhe panelet informuese me indikatorë të performacës sipas konkluzioneve në fazën e mikroanalizës.
• Kontraktori duhet të integrojë njoftimet me e-mail apo SMS sipas konfigurimeve të procesit për të rritur ndërveprueshmërinë e përdoruesve me sistemin.
• Të realizohet aksesim i sigurtë i sistemit prej kudo.
• Ndërfaqet e sistemit të jenë intuitive dhe të thjeshta në përdorim dhe të jenë në gjuhën shqipe.
• Kontraktori duhet të sigurojë manual në gjuhën shqipe të përditësuar sipas implementimit që do të bëhet në projektin konkret.
• Kontraktori duhet të bëjë trajnimin e stafit të përfshirë sipas një kalendari të dakordësuar midis palëve. Stafi që do të trajnohet do të ndahet në grupe sipas roleve që do të kenë në sistem.
Nga Boldnews.al
